fbpx

Hoe kan je een project goed managen?

Ouder: Henry Laurence Gantt

Geboortejaar: 1910

Met een Gantt Chart kan je een gedetailleerde tijdlijn bijhouden voor een project. Je giet al je taken, timings en verantwoordelijkheden in een professioneel en handig overzicht. Op een gestructureerde manier kan je zo een gedeeld project opvolgen en managen. 

Gantt Chart

Een Gantt Chart kan je vergelijken met een wegenkaart met verschillende stops die je allemaal moet passeren om jouw ultieme bestemming te bereiken. Elke halte heeft een eigen deadline en omvat verschillende instructies. Een mogelijke bestemming kan een event binnen een marketingcampagne of een nieuwe website zijn.

Onderdelen die je kan opnemen in een Gantt Chart:

  • Overzicht van alle taken die moeten gebeuren
  • Wie moet welke taak volbrengen?
  • Welke taken horen bij elkaar?
  • Startdatum van een taak
  • Deadline van een taak
  • Nodige voorbereiding, documenten, partners … bij elke taak
  • De status van taken: hoe ver staan we met de taak? Houd dit overzichtelijk door het markeren van taken met een woord of kleur volgens een legende, bijvoorbeeld ‘to do’, ‘doing’ en ‘done’.

Voordelen van Gantt Charts gebruiken:

edetailleerder plannen. Je kan in één oogopslag een groot aantal taken toelichten en vergelijken met elkaar qua inhoud, planning en tijdsbesteding.
Beter anticiperen op krappe deadlines. Je hebt een beter beeld over de voortgang van taken wanneer je de tijdsbesteding aanduidt met balken.
Ieders bijdrage aan het project wordt zichtbaar. Je hebt meer inzicht in de bijdrages van elk teamlid. Daarbij heb je ook een beter overzicht van de mogelijke verbanden tussen taken.
Efficiënter kunnen werken. Taken kunnen efficiënter verdeeld worden over het team.
Betere communicatie tussen de betrokkenen. Een Gantt Chart is een handige houvast voor agendapunten bij update meetings over het project. Je zal minder meetings moeten houden, omdat je updates gemakkelijk online kan delen. Daarbovenop biedt de structuur van een Gantt Chart een goede houvast om updates te geven, met het team of vanop een afstand.

Hoe maak je een Gantt Chart?

  • Maak een longlist van alle taken
  • Probeer verbanden te zoeken tussen taken en categoriseer ze
  • Maak een tijdlijn naast de kolom van taken en schat de tijd per taak in. Hoeveel dagen – of uren – tijd denk je nodig te hebben voor het voltooien van deze taak?
  • Verdeel de taken onder de teamleden o.b.v. de zwaarte van taken en de mate van verantwoordelijkheid van teamleden.
  • Vergeet geen rekening te houden met vakanties of andere afwezigheden van collega’s.
    Optioneel: werk met verschillende kleuren, vormen, iconen, nummering … om nog meer structuur en duidelijkheid voor elke betrokkene in het geheel te krijgen.